BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON
PENGERTIAN
TELEKOMUNIKASI
Telekomunikasi berasal dari kata tele yang
berarti jauh dan komunikasiyang berarti pengiriman dan penerimaan
pesan. Jadi telekomunikasi merupakan komuniaksi jarak jauh dengan
menggunakan media atau alat komunikasi
KONSEP DASAR
TELEKOMUNIKASI
1.
Komunikasi Satu
Arah (Simplex)
Pengirim dan dan penerima informasi tidak
dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus melalui media yang sama.
Contoh :
telegraf, televisi, dan multimedia.
2.
Komunikasi Dua
Arah (Duplex)
Pengirim dan
dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus
melalui media yang sama.
Contoh :
telepon dan VOIP.
3.
Komunikasi Semi
Dua Arah (Half Duplex)
Pengirim dan
dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus dan
bergantian melalui media yang sama.
Contoh :
walkie-talkie dan facsimile.
CARA KOMUNIKASI
EFEKTIF
Ø Jelas
Ø Ringkas
Ø Sopan
Ø Kendalikan pembicaraan
JENIS - JENIS
PESAWAT TELEPON
1. Dari Segi Kapasitas dan Kemampuan Jangkauannya
a.
Pesawat telepon
ekstern, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan jarak
jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon.
b.
Pesawat telepon
intern, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk melakukan pembicaraan
antarbagian dalam jaringan telepon yang ada dalam satu gedung kantor, tanpa
menggunakan jaringan telepon ekstern.
c.
Pesawat
jaringan interkom, yaitu pesawat telepon yang digunakan untuk memyampaikan
berita di dalam lingkungan kantor/organisasi perusahaan itu sendiri, dari satu
bagian ke bagian lain, dari seorang pejabat ke pejabat lain, dengan menggunakan
peralatan yang disebut intekom.
2. Dari segi kemampuan peralatan yang digunakan
a.
Pesawat
tunggal/satu jalu telepon, yaitu pesawat telepon yang digunakan oleh masyarakat
pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon rumah.
b.
Pesawat telepon
dengan banyak tuts, yaitu pesawat telepon yang digunakan di kantor
pemerintah/swasta, di mana hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya
kepada orang-orang yang dituju.
c.
Pesawat telepon
sistem hunting, yaitu pesawat telepon dengan satu nomor telepon yang digunakan
secara serentak untuk beberapa saluran.
3. Dari segi letaknya
a.
Pesawat meja
(table phone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
b.
Pesawat dinding
(wall phone), yaitu telepon yang dipasang pada dinding atau tembok.
c.
Pesawat mobil,
kapal, atau pesawat, yaitu telepon yang dipasang dalam mobil, kawat, atau
pesawat.
d.
Pesawat genggam
(handphone), yaitu telepon tanpa kabel yang dapat dibawa ke mana-mana, biasanya
digenggam di tangan, diletakkan di tas, atau di kantong baju/celana.
4. Dari segi fungsinya
a. Pesawat telepon informatif, yaitu pesawat telepon yang
berfungsi menerima dan mengirim informasi secara lisan baik untuk hubungan
lokal, interlokal, maupun internasional, melalui jaringan kabel maupun jaringan
nirkabel.
b. Faksimile, yaitu suatu alat elektronik yang berfungsi
sebagai fotokopi jarak jauh.
c. Pesawat telepon internet, yaitu pesawat telepon yang
menggunakan akses internet dalam berkomunikasi.
d. Telepon SMS, yaitu telepon yang berfungsi selain untuk
mengirim dan menerima berita lisan, dapat pula berfungsi untuk mengirim dan
menerima berita tulisan melalui SMS.
e. Teleconference, yaitu suatu sistem
komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling
melihat melalui telepon.
f. Telepon digital, yaitu pesawat telepon yang
menggunakan mekanisme mesin.
5. Dari segi jarigan yang digunakan
a.
Pesawat telepon
jaringan kabel, yaitu pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon.
b.
Pesawat telepon
jaringan nirkabel (telepon satelit), yaitu pesawat telepon yang tidak
dihungungkan dengan kabel telepon, tetapi dihubungkan melalui satelit
komunikasi.
ARTI PENTING
PESAWAT TELEPON
Ø Hemat waktu
Ø Murah
Ø Praktis
Ø Efeksif dan efisien
Ø Puas
HUBUNGAN
TELEPON
Adalah hubungan
komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima
informasi/berita/pesan dari satu pihak kepada pihak lain.
ETIKA
PENANGANAN TELEPON
1.
Ucapkan salam
begitu anda mengangkat gagang telepon. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3
kali dering. (tidak boleh menggunakan kata “hallo”)
2.
Bila penelpon
langsung menanyakan orang yang dituju, maka sebelum anda menjawab pertanyaan
telepon tersebut, sebaiknya anda menanyakan terlebih dahulu namanya.
3.
Setelah jelas
identitas penelpon, baru anda menjawab pertanyaan penelpon tersebut, dengan menanyakan
terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada yang ingin
berbicara dengannya. Setelah orang yang dituju memberi jawaban bahwa ia
bersedia, segeralah telepon disampungkan.
TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB PETUGAS TELEPON
1.
Siapkan
formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta letakkan di dekat pesawat
telepon.
2.
Buatlah daftar
khusus nomor-nomor khusus telepon penting yang dibutuhkan dan selalu diletakkan
di atas meja kerja.
3.
Peganglah
gagang telepon dengan tangan kiri dan gunakan tangan kanan untuk memegang
pulpen, berilah jarak ± 3 cm antara bibir dengan gagang telepon.
4.
Pahamilah
bagaimana cara mengadakan atau menyambung telepon interlokal, baik dalam maupun
luar negeri.
5.
Jangan banyak
menggunakan telepon untuk keperluan pribadi.
6.
Bersikaplah
seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata
yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
7.
Bersikaplah
seperti sedang bertatap muka, ramah, sewajarnya, dan pergunakanlah kata-kata
yang singkat, jelas, dengan nada dan volume suara yang teratur.
8.
Berusaha untuk
cepat memahami maksud pembicaraan dan berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan
dan dibantu.
9.
Jangan
memunculkan kesan sibuk pada saat memegang telepon.
10. Jangan terlalu cepat dalam berbicara, batasi
pembicaraan pada masalah yang penting. Usahakan pembicaraan
dilakukan dengan lancar.
11. Hindari penyampaian informasi rahasia dan masalah yang
bersifat pribadi.
12. Usai bertelepon, letakkan gagang telepon pada
tempatnya.
MENTRANSFER
SAMBUNGAN TELEPON
1.
Beritahu
penelpon apa yang sedang anda lakukan
2.
Sebelum
menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju, tanyakan terlebih dahulu
kepada pihak yang dituju, apakah dapat menerima telepon atau tidak.
3.
Apabila harus
menunggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk, bicaralah segera pada si
penelpon untuk menjelaskan situasinya, dan tanyakan apakah masih mau menunggu
atau akan menelepon kembali.
4.
Apabila si
penelepon tetap masih mau menunggu, segera beritahukan kepada penerima telepon,
bahwa si penelpon masih mau menunggu.
5.
Setelah
penerima telepon ada waktu atau sudah menyelesaikan urusannya, barulah operator
memindahkan sambungan teleponnya untuk disambungkan ke penerima telepon, tetapi
sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon, operator mengecek terlebih
dahulu kepada si penelpon, apakah pesawat teleponnya masih tersambung.
6.
Lain halnya,
apabila pihak penerima telepon betul-betul tidak dapat menerima telepon karena
sedang sibuk dan belum bisa diganggu, bicaralah baik-baik dengan penuh sopan
dan mintalah kesediaan si penelepon untuk meninggalkan nomor telepon yang dapat
dihubungi.
TUJUAN MENERIMA
PANGGILAN TELEPON MASUK
1.
Menanyakan
informasi
2.
Memberikan
informasi
3.
Meninggalkan
pesan
4.
Persoalan
pribadi
MACAM-MACAM
PANGGILAN TELEPON MASUK
1.
Panggilan
berupa keluhan pelanggan yang tidak puas
2.
Panggilan dari
supplier/pelanggan yang bersifat meminta informasi
3.
Penggilan
permintaan ingin berbicara dengan pimpinan
4.
Panggilan yang
bernada mengancam
LANGKAH-LANGKAH
MENERIMA PANGGILAN TELEPON MASUK
1.
Menyiapkan
kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
2.
Jangan
membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
3.
Bicaralah
dengan nada suara yang enak didengar.
4.
Berbicara harus
terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
5.
Simak semua
pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali
memotong pembicaraan.
6.
Hindari
penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena
terkesan kurang sopan.
7.
Apabila ada
pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar
segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
8.
Apabila pihak
penelpon ingin segera berbicara dengan pimpinan, segera operator telepon
meminta waktu sebentar untuk konfirmasi dengan pimpinan, apakah sedang sibuk
atau telepon bisa langsung disambungkan.
9.
Akhiri
percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan
penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu
baru letakkan gagang pesawat telepon anda.
CARA MENCATAT
PESAN TELEPON
1.
Berusahalah
untuk selalu mencatat pesan dengan cepat.
2.
Catatlah
seluruh pesan dengan lengkap.
Pakailah buku catatan khusus, block note dan LPT
(Lembar Pesan Telepon) untuk mencatat pesan-pesan masuk.
SOAL LATIHAN
1.
Alat komunikasi
satu arah disebut . . . .
a.
Televisi d. Telepon
b.
Faksimile e. VOIP
c.
Walkie-talkie
2.
Suatu sistem
komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon dan saling
melihat melalui monitor adalah . . . .
a. Tele conference d. Telepon digital
b. Telepon
satelit e. Telepon
interkom
c. Telepon komputer
3.
Pesawat telepon
yang dipasang atau diletakkan di atas meja disebut . . . .
a.
Wall phone d. Single line
telephone
b.
Table
phone e. Multi
line telephone
c.
Loud speaking
telephone
4.
Pesawat telepon
yang digunakan oleh masyarakat pada umumnya yang memiliki fasilitas telepon di
rumahnya adalah . . . .
a.
Pesawat
interkom
b.
Pesawat telepon
intern
c.
Pesawat
tunggal
d.
Pesawat hunting
e.
pesawat telepon
ekstern
5.
Yang termasuk
tugas operator ketika menerima panggilan telepon masuk adalah . . . .
a.
Menangkat
telepon masuk
b.
Mendengarkan
sejenak si penelepon mau berbicara dengan siapa, di bagian apa
c.
Mencatat pesan
d.
Menanyakan daengan
hati-hati identitas telepon
e.
Catat
permintaan dari pihak yang akan melakukan hubungan telepon
6.
Etika berbicara
di telepon adalah. . . .
a.
Membiarkan
telepon dalam keadaan berdering
b.
Mengucapkan
salam begitu telepon diangkat oleh penerima telepon
c.
Menutup
pembicaraan terlebih dahulu
d.
Mengucapkan
kata “halo”
e.
Tidak
menanggapi pembicaraan si penelepon
7.
Pertanyaan di
bawah merupakan tujuan seorang menerima penggilan telepon,kecuali. . . .
a.
Menanyakan
informasi
b.
Dalam
perjalanan
c.
Menanyakan nama
penelepon
d.
Menanyakan asal
penelpon
e.
Menanyakan
nomor si penelepon
8.
Berbicara yang
menyenangkan dalam telepon maksudnya adalah . . . .
a.
Berbicara yang
membuat penelepon lama menunggu
b.
Berbicara yang
menyakitkan hati penelepon
c.
Berbicara yang
cepat, singkat, dan dengan volume yang tinggi
d.
Berbicara
dengan kecepatan normal, tidak terlalu tergesa-gesa
e.
Berbicara
dengan nada kesal
9.
Yang termasuk
cara menangani penelepon yang belum dikenal oleh sekretaris adalah . . . .
a.
Langsung
disambungkan ke pimpinan
b.
Menanyakan
identitas si penelepon
c.
Langsung
menutup pembicaraaan
d.
Dialihkan
kepada karyawan yang lain
e.
Ditangani
sendiri oleh sekretatis
10. Pesan yang ditinggalkan oleh penelepon dicatat petugas
penerima telepon pada . . . .
a.
Buku agenda
b.
Buku diary
c.
Block note dan
LPT
d.
Kertas selembar
e.
Appointment
calendar
0 komentar:
Posting Komentar