Tips Menyusun Proposal Kegiatan
PROPOSAL
Apa itu Proposal ?
·
Proposal adalah terjemahan dari kata “proposal” yang artinya “usul”
·
Sehingga proposal adalah usulan/uraian suatu kegiatan yang direncanakan
Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?
·
Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan
·
Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar, yang
intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada
pihak-pihak tertentu
·
Dapat berupa proposal permohonan bantuan (biasanya berupa bantuan
materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal penawaran kerjasama yang
sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) = win-win cooperation
Siapa yang Membuat Proposal dan Kepada Siapa Proposal Dibuat ?
·
Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan yang terbentuk
·
Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak tertentu seperti :
pihak donator, pihak sponsor
·
Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berupa bantuan
materiil/barang/dana yang diberikan secara cuma-cuma tanpa imbal balik serupa
·
Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap
jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan
secara positif
·
Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama
yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor
·
Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran
terhadap suatu produk tertentu
·
Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal balik dimana
panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk mendukung kegiatan,
sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia dapat
mempromosikan/memasarkan produknya
Susunan Proposal
·
Halaman Judul
·
Latar Belakang
·
Tujuan Kegiatan
·
Nama dan Tema Kegiatan
·
Bentuk Kegiatan
·
Peserta
·
Penyelenggara
·
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
·
Susunan Acara
·
Susunan Panitia
·
Rencana Anggaran
·
Penutup
·
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman Judul
Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu
penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan
kegiatan
Latar Belakang
·
Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan
·
Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian
isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke
kalimat/maksud khusus
Tujuan Kegiatan
·
Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan
·
Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari
tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting
Nama dan Tema Kegiatan
Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang
diangkat dalam kegiatan
Bentuk Kegiatan
·
Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan
·
Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”,
Peserta
·
Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
·
Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang
direncanakan
Penyelenggara
·
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
·
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan
yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
·
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak
atau sekretariat yang dapat dihubungi
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan
akan dilaksanakan
Susunan Acara
·
Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai
selesai.
·
Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai
kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
·
Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara
perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi
pembicaraan
Susunan Panitia
·
Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
·
Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data
yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.
Rencana Anggaran
·
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih
diperlukan
·
Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan
keuangan
Penutup
·
Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik
untuk mendukung kegiatan.
·
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui
Penanggungjawab kegiatan
Penawaran Kerjasama (sponsorship)
·
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
·
Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :
- Kegiatan
diikuti / dihadiri oleh banyak orang
- Ada
kesempatan untuk display /selling product
- Kemudahan
administrasi dan birokrasi
- Kesesuaian “apa
yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”
·
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
·
kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang
dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia
kepada pihak sponsor
Contoh
·
Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadiSponsor
Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan
kompensasi :
- Pemasangan 1o
spanduk rentang di titik strategis
- Dominasi logo
perusahaan pada backdrop
- 25 ID card
panitia
- 1000 lembar
pamphlet
- 25 kaos
panitia
- Spot media
- Announce by
MC selama Main Show
- Sharing /
demo produk pada puncak acara
- Pemasangan 30
standing banner produk selama Main show
·
Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor
Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran
·
Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :
- Sponsor
Tunggal – keseluruhan anggaran
- Sponsor Utama
– Rp 5 juta
- Sponsor Madya
– Rp 3 juta
- Dst
