MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek)
1.
Peralatan/Perlengkapan
Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan
yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat,
dan lebih baik.
a.
Peralatan/perlengkapan
dilihat dari bentuknya
1)
Berbentuk
lembaran
2)
Berbentuk
non lembaran
3)
Berbentuk
buku
b.
Peralatan/perlengkapan
dilihat dari penggunaannya
1)
Barang
habis pakai
2)
Barang
tidak habis pakai
2.
Mesin-Mesin
Kantor (Office Machine)
3.
Mesin
Komunikasi Kantor
4.
Perabot
Kantor (Office Furniture)
5.
Interior
Kantor (Office Arrangement)
6.
Tata
Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1.
Drs.
The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan
alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawan
2.
Littlefield
dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a.
Tujuan
tata ruang
1)
Memberikan
kenyamanan kepada karyawan
2)
Memanfaatkan
ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
3)
Memudahkan
arus komunikasi dan arus kerja
4)
Memudahkan
dalam pengawasan
5)
Memudahkan
dalam pemberian pelayanan
6)
Memudahkan
gerak karyawan dalam bekerja
7)
Memberikan
rasa aman dan keleluasaan pribadi
8)
Menjauhkan
dari kebisingan yang terjadi
9)
Memberikan
pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
b.
Bentuk-bentuk
tata ruang kantor
1)
Ruang
kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun
penyekat dari kayu
a)
Keuntungan
-
Mudah
merubah ruangan
-
Mudah
dalam berkomunikasi
-
Mudah
dalam pengawasan
-
Menghemat
penggunaan
-
Memudahkan
penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
-
Cahaya
mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar
b)
Kerugian
-
Sulit
melakukan pekerjaan rahasia
-
Kebisingan
akan membuat konsentrasi kerja terganggu
-
Karyawan
kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
2)
Ruang
kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu
a)
Keuntungan
-
Pekerjaan
yang sifatnya rahasia dapat terjaga
-
Pimpinan
maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
-
Karyawan
lebih leluasa dalam bekerja
b)
Kerugian
-
Pengawasan
lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
-
Cahaya
sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
-
Perubahan
tempat lebih sulit dilakukan
3)
Ruang
kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a)
Keuntungan:
menjaga privasi kerja
b)
Kerugian:
perubahan tempat lebih sulit dilakukan
c.
Pedoman
pembuatan tata ruang kantor
1)
Asas-asas
tata ruang kantor
a)
Asas
jarak terpendek
b)
Asas
rangkaian kerja
c)
Asas
penggunaan seluruh ruangan
d)
Asas
integrasi kegiatan
e)
Asas
perubahan susunan tempat kerja
f)
Asas
keamanan dan kepuasan karyawan
2)
Prinsip-prinsip
tata ruang kantor
a)
Bagian
atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
b)
Pekerjaan
dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
c)
Alur
kerja harus sederhana
d)
Perlengkapan
kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya
e)
Sebaiknya
meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
f)
Perhatikan
cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
g)
Jika
pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di
bagian terdepan
h)
Jika
ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari
bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela
3)
Faktor
yang mempengaruhi tata ruang kantor
a)
Sistem
pencahayaan/penerangan
Ada empat jenis pencahayaan:
·
Natural
lighting= sinar matahari
·
Task
lighting
·
Ambient
lighting= lampu-lampu langit-langit
·
Accent
lighting=daerah-daerah tertentu
Sistem
pencahayaan/penerangan ada empat:
·
Penerangan
direct
·
Penerangan
semi direct
·
Penerangan
indirect
·
Penerangan
semi indirect
b)
Sistem
warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang
lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna
gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya
yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
·
Warna
primer: merah, biru, kuning
·
Warna
sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
·
Warna
tersier: campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek
psikologis:
·
Merah:berani,
sensual, merah
·
Kuning:
kehangatan, bercahaya dan cerah
·
Hijau:
alami
·
Biru:
harmonis, tenang, lapang
·
Putih:
orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
·
Merah
muda: ceria, romantis
·
Oranye:
bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam
memilih warna ruang:
·
Ukuran
ruang
·
Lokasi
bangunan
·
Lokasi
ruangan
·
Tipe
ruang
·
Bentuk
ruang
·
Tinggi
ruang
Keuntungan penggunaan
warna yang sesuai
·
Kantor
lebih menarik dan menyenangkan
·
Ruangan
tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
·
Karyawan
dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira
·
Produktivitas
kerja karyawan akan meningkat
·
Karyawan
merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang
·
Dapat
meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan
c)
Sistem
pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi
Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan
prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,60C.
Cara mengatasi udara yang panas dan lembab,
yaitu:
-
Ruangan
kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis
-
Membuat
ventilasi (lubang udara) yang cukup
-
Memakai
pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan
udara yang tepat dan baik:
-
Karyawan
lebih nyaman dalam bekerja
-
Semangat
kerja karyawan dapat meningkat
-
Kesehatan
karyawan lebih terpelihara
-
Produktivitas
kerja lebih meningkat
-
Kualitas
kerja menjadi lebih baik
-
Memberi
kesan yang baik kepada tamu
d)
Sistem
penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah
tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan
produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:
-
Konsentrasi
karyawan terganggu
-
Semangat
kerja karyawan menuru
-
Dapat
terjadi gangguan mental/saraf karyawan
-
Karyawan
tambah lelah
-
Kesalahan
kerja banyak terjadi
-
Produktivitas
kerja rendah
Cara
mengurangi tingkat kebisingan:
-
Ruangan
diberi penyadap suara
-
Di
bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam
-
Pengadaan
printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
-
Gerakan
disiplin karyawan harus mendapat perhatian
-
Tempat
pesawat telepon usahakan di tempat khusus
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan
pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan
penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
·
Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
·
Tentukan
jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
·
Sediakan
dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
·
Penyimpanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana
·
Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana
·
Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang
perlu direncanakan:
a.
Barang
habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1)
Menyusun
daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2)
Menyusun
perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3)
Menyusun
rencana pengadaan barang
b.
Barang
tak habis pakai
1)
Menyusun
dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2)
Memperkirakan
biaya perlengkapan
3)
Menetapkan
skala prioritas menurut dana yang tersedia
4)
Menyusun
rencana pengadaan tahunan
c.
Barang
tidak bergerak
1)
Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a)
Menyusun
rencana pengadaan tanah
b)
Mengadakan
survei untuk menentukan lokasi tanah
c)
Mengadakan
survei terhadap adanya sarana jalan
d)
Mengadakan
survei harga dilokasi
e)
Mengajukan
rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2)
Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a)
Mengadakan
survei tentang keperluan bangunan
b)
Mengadakan
perhitungan luas bangunan
c)
Menyusun
rencana anggaran biaya
d)
Menyusun
tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan
memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam
pengadaan barang atau bahan kantor;
a.
Bagian
yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang
ke bagian gudang
b.
Petugas
gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
c.
Surat
diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan
barang/bahan kantor
d.
Selanjutnya
meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e.
Sebelum
barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan
kualitasnya)
f.
Sesudah
dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang
membutuhkan
2. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang
diperoleh dari bantuan
a.
Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Agar
barang tidak cepat rusak
2)
Agar
tidak terjadi kehilangan barang
3)
Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4)
Memudahkan
dalam pengawasan
5)
Memudahkan
dalam analisa
b.
Sebelum
penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1)
Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2)
Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3)
Sifat
barang yang disimpan
4)
Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan
5)
Prosedur
dan tata kerja
6)
Biaya
yang disediakan
7)
Tenaga
yang diperlukan
8)
Jangka
waktu penyimpanan
c.
Cara
penyimpanan barang/bahan kantor:
1)
Barang
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2)
Barang
disimpan dalam keadaan bersih
3)
Barang
disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4)
Barang
disimpan ditempat yang memadai
5)
Barang
disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6)
Barang
disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7)
Barang
disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8)
Barang
yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9)
Barang
yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3. Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus
menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik
atau siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor;
·
Agar
barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
·
Agar
barang tidak mudah hilang
·
Agar
barang tidak kadaluarsa
·
Agar
barang tidak mudah susut
·
Agar
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan
sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:
a.
Pemeliharaan
berdasarkan waktu
1)
Pemeliharaan
sehari-hari
2)
Pemeliharaan
berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b.
Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
1)
Pemeliharaan
barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2)
Pemeliharaan
barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,
sebaiknya dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan
pemeliharaan sarana dan prasarana:
·
Sediakan
kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
·
Bersihkan
sarana dan prasarana agar bebas dari debu
·
Sediakan
alat pemadam kebakaran
·
Jangan
menyimpan bahan bakar
·
Pasang
pengumuman dilarang merokok
·
Gunakan
sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
·
Pisahkan
barang-barang yang rusak dan tidak rusak
·
Perbaiki
barang-barang yang rusak
·
Simpan
barang-barang dengan baik dan benar
·
Simpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
·
Matikan
listrik dan AC sebelum pulang kera
·
Tutup
rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
·
Tutup
jendela ruangan sebelum pulang kerja
4. Inventarisasi
Tujuan inventarisasi
sarana dan prasarana;
·
Agar
peralatan tidak mudah hilang
·
Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
·
Memudahkan
dalam pengecekan barang
·
Memudahkan
dalam pengawasan
·
Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan
inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan
a.
Buku
induk inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
b.
Buku
golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk
mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing
berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c.
Buku
catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh
suatu kantor.
5. Laporan sarana dan
prasarana
Adalah suatu kegiatan
yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam
periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga
bulan, enam bulan atau satu tahun.
a.
Fungsi
adanya laporan sarana dan prasarana
1)
Sebagai
bahan pertanggungjawaban
2)
Sebagai
pengendali persediaan
3)
Memberikan
informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4)
Sebagai
dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b.
Dalam
menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1)
Bukti
penerimaan barang
2)
Bukti
pembelian barang
3)
Bukti
pengeluaran barang
4)
Kartu
barang
5)
Kartu
persediaan
6)
Daftar
inventaris
7)
Daftar
rekapitulasi barang inventaris
c.
Teknik
pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1)
Memeriksa
barang
2)
Menghitung
persediaan barang awal tahun anggaran
3)
Menghitung
penerimaan dan pengadaan barang
4)
Menghitung
pengeluaran barang
5)
Menghitung
sisa persediaan
6)
Mencatat
mutasi barang
7)
Melaporkan
kepada atasan atau pimpinan
2 komentar:
cursornya kok lucu .. pengin dong .. boleh minta ajarin ndak ?
makasih,, tringgal didonwload ajah kodenya , saya juga lupa lagi dari web yang mana ,, hehe..
Posting Komentar