Bersumber pada : Kementrian Agama - Balai Diklat Keagamaan Banjarmasin
PERKEMBANGAN DAN PENERAPAN SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
Oleh :
ZARKANI, S.Ag, MAP
Widyaiswara Muda
ABSTRAK
SOP (Standar Operasional Prosedur) mempunyai padanan kata, yaitu Prosedur kerja adalah rangkaian tata
kerja yang berkaitan satu sama lainnya yang menunjukan adanya tahapan secara
jelas dan pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian
tugas. Pelayanan Publik, yaitu segala
kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik
sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan. Simbol-simbol, merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu
proses tertentu dalam SOP. Produk/Output
adalah hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh
suatu satuan organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan
berulang yang dilakukan oleh organisasi Administrasi pemerintahan adalah
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan.
Asas-asas
Penyusunan SOP, yaitu asas pembekuan, asas pertanggung jawaban, asas kepastian,
asas keseimbangan, asas keterikatan, asas kecepatan dan kelancaran, ssas keamanan, dan ssas keterbukaan
Prinsip-prinsip
Penyusunan SOP, yaitu : SOP ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit, SOP menjadi pedoman yang terukur baik
mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya
pelayanan, SOP memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan
kegiatan, SOP mudah dirumuskan dan menyesuaikan dengan kebutuhan perkembangan
kebijakan yang berlaku, SOP dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah
ditelusuri jika terjadi hambatan.
Pengembangan SOP
meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim,
pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan alternatifnya, analisis dan
pemilihan alternatif, penulisan SOP, pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu
SOP dan pengesahan SOP.
Aspek dalam
penyusunan SOP, adalah tipe dan format SOP. Langkah-langkah
pengujian dan reviu dilakukan, Simulasi/Ujicoba terhadap SOP dan Penyempurnaan
SOP. Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas
dan fungsi organisasi merupakan langkah setelah secara formal ditetapkan oleh
pimpinan organisasi.
Kata Kunci :
Standar Operasional Prosedur, Prosedur Tetap, Asas dan
Prinsif SOP, Tipe dan Format SOP, Pengembangan, Penerapan, Langkah Prosedur
Penyusunan SOP.
A.
Latar Belakang Masalah
Standard Operating Procedures (SOP)
adalah salah satu aspek penting yang perlu dibuat dalam rangka mewujudkan
Birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis pada seluruh
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dalam persepsi umum reformasi
birokrasi bertujuan tidak lain adalah untuk melakukan
perbaikan atas kualitas pelayanan publik. Secara Operasional untuk mewujudkan
birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah memperbaiki
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, sehingga akan
lebih mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan sesuai
dengan kriteria dan uraian tugas yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja.
Masing-masing unit kerja mempunyai
tugas pokok dan fungsi serta tanggung jawab yang berbeda, sebagaimana yang
telah digariskan dan diatur dalam peraturan yang berlaku. Keinginan
Pemimpin tiap-tiap instansi untuk melakukan Reformasi Birokrasi secara
menyeluruh sudah menjadi tekad dan komitmen bersama, dengan tujuan untuk lebih
meningkatkan pemberian pelayanan yang lebih baik terhadap masyarakat sebagai
pengguna jasa. Diterapkannya Standard Operating Procedures untuk
masing-masing Satuan Unit Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di beberapa
propinsi adalah agar penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan
dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau kalaupun
terjadi penyimpangan, akan dapat ditemui akar permasalahan dari penyebabnya, dengan
demikian secara perlahan dan sedikit demi sedikit kualitas pelayanan kepada
publik akan menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi kekecewaan
masyarakat sebagaimana yang terjadi selama ini.
Padahal semenjak tahun 1998, pemerintah telah mencanangkan
penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik. Penerapan prinsip kepemerintahan yang baik diharapkan
mampu mendorong terbentuk dan terselenggaranya pemerintahan yang efektif,
efisien dan terbangunnya semangat profesionalisme dikalangan aparatur
pemerintah. Akan tetapi kondisi riil yang terjadi di lapangan malahan
sebaliknya, dimana kekecewaan yang terjadi di masyarakat bukannya berkurang,
melainkan semakin memperburuk citra para abdi negara dan abdi masyarakat
Bertolak
dari itulah maka dalam penulisan karya tulis ilmiah ini penulis menuangkan
pemikiran menggali tentang pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur), Ruang
lingkupnya, Tipe dan Formatnya serta Dokumen dari SOP itu sendiri, sehingga karya tulis ini penulis beri judul dengan:
“PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DALAM MANAJEMEN
PERKANTORAN”
B.
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada
beberapa permasalahan yang penulis dapatkan dalam konteknya dengan judul “Pengembangan
dan Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran”. Rumusan permasalahan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur)
dalam Manajemen Perkantoran ?
2. Bagaimana Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur)
dalam Manajemen Perkantoran ?
3. Bagaimana Langkah-langkah penyusunan SOP (Standar
Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran ?
C.
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah
sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui
Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran.
2. Untuk
mengetahui Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen
Perkantoran
3. Untuk mengetahui Langkah-langkah dalam Penyusunan SOP
(Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran.
D.
Metode
Penulisan
Dari banyak
metode yang penulis ketahui, penulis menggunakan metode kepustakaan. Penulis
menggunakan metode ini karena jauh lebih praktis, efektif, efisien, serta
sangat mudah untuk mencari bahan dan data – data tentang topik ataupun materi
yang penulis gunakan untuk karya tulis ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian SOP dan Ruang Lingkupnya
1.
Pengertian SOP
Ada
beberapa padanan kata yang memiliki relevansi dengan makna SOP (Standar
Operasional Prosedur) ini.
Prosedur kerja adalah
rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya,
sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta
cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
Pelayanan Publik,
yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan
publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan
ketentuan peraturan perundang-undangan
Simbol-simbol,
merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP. Produk/Output adalah hasil yang
diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan
organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa
SOP atau Prosedur Tetap (Protap) adalah
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari
aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi
Administrasi pemerintahan adalah
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan
oleh Kementerian Agama
2.
Asas-asas Penyusunan SOP
a.
Asas
Pembekuan, yaitu Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan
sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas
b.
Asas
pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi
isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya
c.
Asas
Kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan
masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama
d.
Asas
Keseimbangan, yakni Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan
masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama
e.
Asas
Keterkaitan, yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik
secara langsung ataupun tidak langsung
f.
Asas
kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu
tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran,
menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural
g.
Asas
keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam
pelaksanaan tugas
h.
Asas
keterbukaan, yaitu Keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam
pelaksanaan tugas
3.
Prinsif-Prinsif Penyusunan SOP
a. SOP harus ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk
satu kegiatan tertentu
b. SOP harus dapat menjadi pedoman yang
terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun
rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya
pelayanan
c. SOP harus dapat memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang
dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai
d. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu
bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku
e. SOP harus dapat menggambarkan alur
kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan
B.
Tipe dan Format SOP (Standar Operasional Prosedur)
1.
Tipe SOP (Standar Operasional Prosedur)
a. Teknis
Adalah
standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.
Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan
variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1)
Pelaksana
prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu kesatuan tim
kerja;
2)
Berisi
cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan
SOP
ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, antara
lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, keuangan (auditing),
kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan
kepegawaian
b. Administratif
Adalah
standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat
administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
atau
pekerjaan
yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal
(tim, panitia). SOP ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan
keseretariatan (administrative pada unit-unit pendukung (supporting units) dan
urusan teknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating units).
SOP
administratif ini pada umumnya dicirikan dengan :
1)
Pelaksana
prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan bukan merupakan
satu kesatuan yang tunggal;
2)
Berisi
tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara
melakukan pekerjaan.
Dalam
penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi pekerjaan yang
bersifat makro dan mikro.
Yang
dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi yang
menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang melingkupi
beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan
yang lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP administrasi
yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu
kesinambungan aktivitas
2.
Format SOP
Format yang
dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya format diagram alir
bercabang (branching flowcharts) tidak ada format lainnya yang dipakai.
Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi
pemerintah
termasuk di dalamnya Kementerian Agama memuat kegiatan yang banyak (lebih dari
sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk
menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi
administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching
flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari
sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
Penulisan aktor
dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan dari aktivitas
(kegiatan-kegiatan). Oleh
karena itu untuk menghindari repetisi (pengulangan) yang tidak perlu dan
tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan
tidak disertai dengan aktor pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor
tersendiri.
Dengan demikian penulisan kegiatan
menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti:
menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan;
mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti
berkas, menandatangani draft surat net (konsep final), mengarsipkan
dokumen. Penulisan aktor tidak diurutkan secara hierarki
tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari
sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan
matriks flowcharts.
SOP Administrasi Pemerintahan yang
dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi disamping matriks flowcharts
yang berisi nomor, aktivitas (kegiatan) dan flowcharts, dilengkapi dengan data
identitas, mutu baku dan keterangan
Format Penulisan SOP :
a.
Penulisan
SOP pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm)
b.
Arah
kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait)
c.
Jenis
huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan
Dokumentasi SOP harus dibuat baik
dalam bentuk softcopy, maupun dalam bentuk hardcopy
SOP
yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu, baik dilihat
dan sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan, ketepatan,
dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kriteria
lainnya. Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam SOP,
pemuatan standar-standar mutu ini sangat panting, mengingat setiap prosedur
harus memiliki kepastian dalam penyelesaian outputnya dilihat dari
kriteria-kriteria sebagaimana disebutkan di atas.
SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan
standar sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan
prosedur-prosedur yang distandarkan. Ketersediaan sarana dan prasarana yang
dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan.
C.
Dokumen SOP
Beberapa
hal yang berkaitan dengan dokumen dalam pembuatan SOP, diantaranya adalah :
1.
Penetapan SOP
Sebagai
Contoh SOP pada Kementerian Agama. Keputusan Menteri Agama yang termuat dokumen
merupakan bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP
2. Daftar Isi Dokumen
Daftar isi dibutuhkan
untuk membantu mempercepat pencarian informasi yang diperlukan dalam dokumen
SOP terkait
3. Penjelasan singkat penggunaan.
Sebagai
sebuah dokumen yang menjadi pedoman, dokumen SOP memuat penjelasan bagaimana
membaca dan menggunakan dokumen tersebut.
Isi dari bagian penjelasan ini antara lain: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan
dibuatnya prosedur dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan
singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian Umum,
memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan
4. Prosedur-prosedur
Sebagai bagian dari
dokumen SOP, sebaiknya SOP dibagi ke dalam jenis tertentu, sesuai dengan
kebutuhan satuan organisasi/kerja
Dokumen
SOP sebagai sebuah pedoman pelaksanaan kegiatan yang mengikat seluruh unsur
yang ada di setiap satuan organisasi/kerja dan UPT, harus ditetapkan dalam
suatu keputusan yang diatur berdasarkan satuan organisasi dan UPT, yaitu:
1. Menteri Agama
Menteri
Agama menetapkan SOP unit eselon I kantor pusat
Kementerian Agama.
2. Sekretaris
Jenderal
Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Agama menetapkan SOP Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi, Perguruan Tinggi Agama Negeri, Balai, dan Lajnah.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengembangan
SOP dalam Manajemen Perkantoran
standar
yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi,
maka pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi (instan), tetapi
memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan
reliable.
Pengembangan
SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim, pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan
alternatifnya, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan SOP,
pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP.
Pengembangan
SOP dilaksanakan dengan membentuk tim yang secara
khusus menanganinya. Tim pengembangan SOP dibentuk dari orang-orang yang berada
dalam satuan organisasi/kerja mulai dari tingkat eselon I sampai dengan eselon
III. Satuan organisasi/kerja dapat melibatkan tenaga yang
mumpuni sehingga bisa menghasilkan SOP yang optimal.
Secara
operasional, efektivitas kerja tim sangat tergantung
dari tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan
arahan sejak permulaan tim dibentuk, sehingga akan memudahkan proses
pengembangan SOP dimaksud. Oleh karena itu, tim harus
secara aktif memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal
kegiatan hingga akhir sampai memperoleh hasil final.
Langkah
pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam
mengembangkan SOP, setelah
mereka memperoleh penguatan internal, adalah mengumpulkan berbagai informasi
yang diperlukan untuk menyusun SOP.
Identifikasi
informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana
informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber
sekunder. Jika identifikasi berbagai informasi yang akan
dikumpulkan sudah diperoleh, maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan
datanya. Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan
informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti melalui brainstorming,
focus group discussion, interview, survey, benchmarking, telaahan dokumen dan lainnya.
Teknik mana yang akan digunakan, sangat terkait erat
dengan instrumen pengumpul informasinya
Langkah selanjutnya adalah melakukan
analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi
untuk dibuatkan standarnya. Rujukan dalam
menentukan alternatif mana yang dipilih antara lain
meliputi aspek-aspek: kelayakan, implementasi, efisiensi dan efektivitas,
berorientasi pada pihak yang dilayani, kesesuaian dengan peraturan
perundang-undangan, dan kelayakan politis.
Dengan membandingkan berbagai alternatif
melalui keuntungan dan kerugian yang kemungkinan terjadi jika diterapkan,
selanjutnya dapat dipilih alternatif mana yang dipandang dapat memenuhi
kebutuhan organisasi.
Proses
analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang
telah dipilih, baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada
sebelumnya, pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum
distandarkan, atau prosedur-prosedur yang belum ada sama sekali/baru. Setelah
berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah menyusun SOP.
Pada proses penulisan ini, untuk memperoleh prosedur yang baik, bahkan tim terkadang harus kembali mengumpulkan informasi yang
dirasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan
alternatif.
Aspek
yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP, adalah tipe dan format SOP. Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur, syarat-syarat
kelengkapan, dan gambar sehingga mudah dipahami.
Penyusunan SOP bukan hal yang mudah.
Apalagi jika merupakan sebuah prosedur baru, yang harus
mempertimbangkan berbagai unsur sehingga prosedur yang ditulis benar-benar
memenuhi kriteria. Untuk memperoleh prosedur yang baik, tim harus kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan
kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi, dan menetapkan alternative.
SOP
yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah dokumen yang nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan prosedur-prosedur
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan.
Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur dengan prosedur lainnya yang
saling berkaitan, harus diselaraskan sehingga terwujud kosistensi, dan
keseragaman antara satu dengan yang lain, dan tidak saling bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri
SOP
yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan
pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit pengguna atau
pelaksana prosedur. Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan
informasi-informasi lebih lanjut yang belum ditampung dalam prosedur atau yang
diperlukan oleh Tim sebagai bentuk reviu atas SOP.
Langkah-langkah
pengujian dan reviu dilakukan sebagai berikut:
a. Penyiapan dokumen SOP yang sudah
diintegrasikan
b. Simulasi/Ujicoba terhadap SOP
c. Penyempurnaan SOP
Proses
pengujian dapat dilakukan berulang kali hingga dihasilkan rumusan yang
benar-benar sesuai.
SOP
yang sudah diuji dan direviu disampaikan kepada pimpinan satuan
kerja/organisasi untuk mendapatkan pengesahan. Proses pengesahan merupakan
tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan, meliputi penelitian dan evaluasi
terhadap prosedur yang distandarkan. SOP yang akan
disahkan harus memuat ringkasan eksekutif untuk membantu pimpinan memahami
hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.
Meskipun
SOP telah disahkan oleh pimpinan, proses review secara berkelanjutan tetap
dilakukan agar diperoleh SOP yang benar-benar efisien dan efektif.
B. Penerapan SOP dalam Manajemen
Perkantoran
Penerapan
SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah
selanjutnya setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat
diwujudkan yaitu:
1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang
baru disusun dan alasan perubahannya.
2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai
kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya
dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki
untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan
SOP).
4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau
kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan
dukungan dalam proses penerapan SOP.
Pelaksanaan
penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya
dapat berjalan dengan baik. Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi
sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat dan tepat
sesuai kebutuhan.
A. Langkah-langkah
dalam Penyusunan SOP
Prosedur
penyusunan SOP merupakan sebuah siklus, yang dimulai dari penilaian kebutuhan
SOP (SOP Need Assessment), pengembangan SOP (SOP Development),
penerapan SOP (SOP Implementation), hingga monitoring dan evaluasi SOP
(SOP Monitoring and Evaluation) dan jika dari hasil evaluasi perlu
dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan SOP yang baru, maka proses dimulai
kembali dari tahapan penilaian kebutuhan SOP
1. Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian
kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk
mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan
tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi
perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini merupakan
proses identifikasi SOP yang dibutuhkan
a. Tujuan Penilaian Kebutuhan
Penilaian
kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui tingkat kebutuhan suatu organisasi dalam
mengembangkan SOP yang dimilikinya.
Penilaian
kebutuhan
akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP
yang dibutuhkan. Ruang lingkup akan berkaitan dengan
tugas mana yang prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan.
Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOP yang
sesuai untuk diterapkan. Jumlah akan berkaitan dengan
berapa banyak SOP yang akan dibuat sesuai dengan tingkatan urgensinya
2. Aspek yang mempengaruhi penilaian
kebutuhan
Beberapa aspek yang
perlu dipertimbangkan ketika melakukan penilaian kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan
Operasional
Semakin
besar organisasi, semakin luas ruang lingkup penilaian kebutuhan, baik yang
bersifat internal maupun eksternal.
Faktor-faktor internal antara lain: struktur organisasi, tugas dan fungsi yang
diemban, jumlah SDM, sarana dan prasarana yang dibutuhkan, dan jenis layanan
yang dilaksanakan. Faktor-faktor eksternal meliputi antara lain: tuntutan dan
keinginan pengguna layanan, hubungan antar organisasi dengan berbagai pihak
baik dalam maupun luar negeri, dan berbagai bentuk jaringan kerja.
b. Peraturan Perundang-undangan
Keberadaan
Peraturan perundang-undangan mempengaruhi penyusunan SOP, mulai dari
undang-undang, dan turunannya sampai kepada peraturan/keputusan menteri
c. Kebutuhan Organisasi dan
Stakeholdersnya
Penilaian
kebutuhan organisasi dan stakeholders berkaitan erat
dengan skala prioritas terhadap prosedur-prosedur yang harus distandarkan,
karena perubahan struktur organisasi dan tugas dan fungsi, serta desakan
stakeholders yang menginginkan perubahan kualitas layanan.
SOP
juga harus berubah karena perubahan-perubahan pada sarana dan prasarana dan
perkembangan teknologi informasi
3. Langkah-langkah penilaian kebutuhan
a. Menciptakan
Komitmen Pimpinan
Penyusunan
SOP memerlukan komitmen yang kuat dari semua unsur pimpinan organisasi,
memiliki ketegasan, mau menerima dan melakukan perubahan.
Pimpinan sebagai aktor perubahan (agent of change) yang akan
menjadi panutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya.
Komitmen
tersebut sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan penyusunan.
Komitmen mulai dari penyediaan berbagai sumber daya yang
dibutuhkan (personil, waktu, tempat pertemuan, dll).
b.
Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
Pelaksanaan
penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah proses yang cukup
padat dan memakan waktu yang relatif lama. Oleh karena itu perlu
disusun
sebuah rencana dan target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan
apa. Oleh karena itu membuat rencana tindak akan
sangat membantu dalam menjaga komitmen kerja, menunjukkan akuntabilitas kerja,
serta membantu untuk fokus pada apa yang ingin dicapai dari proses ini.
c. Melakukan penilaian kebutuhan
1. Satuan Organisasi/kerja yang telah memiliki
SOP, harus dilakukan penyempurnaan secara berkesinambungan, dimulai dari:
a.
Melihat
kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi, terutama terhadap hal
yang tidak relevan dari SOP tersebut.
b.
Melakukan
identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup SOP baik karena perubahan
struktur maupun karena terlewatkan.
2. Satuan
Organisasi/kerja yang belum memiliki SOP, penilaian kebutuhan dimulai dengan:
a. Mempelajari aspek lingkungan
operasional, peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis maupun
dokumen-dokumen internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses
organisasi.
b. Proses akan
menghasilkan kebutuhan sementara mengenai SOP apa yang perlu dibuat.
d. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.
Berdasarkan hasil
penilaian di atas dibuat daftar SOP yang akan disusun
maupun yang akan disempurnakan, dengan memperhatikan:
1. Dampak yang akan terjadi, baik secara
internal maupun eksternal, apabila SOP ini dikembangkan dan diimplementasikan;
2. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi;
3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan;
4. Keterkaitan dengan pelayanan kepada
masyarakat/stakeholders;
dan
Keterkaitan dengan prosedur lainnya
e.
Melakukan analisis terhadap
SOP yang telah ada berdasarkan daftar yang dikembangkan dalam tahapan huruf d.
Tahapan yang lebih mendalam dilakukan dengan melihat kembali pada setiap SOP
yang ada, dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu
dikembangkan, direvisi, diganti, atau dihilangkan. SOP yang berkaitan dengan
hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan.
f.
Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
Tahap akhir dari
penilaian kebutuhan SOP, harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian
kebutuhan SOP. Dokumen memuat:
1) Hasil kesimpulan semua temuan dan
rekomendasi yang didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini.
2) Penjelasan berbagai prioritas yang harus
dilakukan segera dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi.
3) Membuat alasan yang rasional untuk
setiap pengembangan, baik penambahan, perubahan, penggantian, maupun
penghapusan berbagai SOP yang telah ada.
4) Jika organisasi belum memiliki SOP,
alasan mengapa diperlukan SOP tersebut.
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Sebagai standar yang dijadikan acuan
dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, pengembangan SOP bukan
kegiatan yang langsung jadi (instan), tapi memerlukan peninjauan berulang kali
sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliable.
Pengembangan
SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim, pengumpulan informasi, identifikasi prosedur dan
alternatifnya, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan SOP,
pengintegrasian SOP, pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP.
Secara
operasional, efektivitas kerja tim sangat tergantung
dari tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan arahan
sejak permulaan tim dibentuk, sehingga akan memudahkan proses pengembangan SOP
dimaksud. Oleh karena itu, tim harus secara aktif
memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan hingga
akhir sampai memperoleh hasil final.
Aspek
yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP, adalah tipe dan format SOP. Langkah-langkah
pengujian dan reviu dilakukan yaitu Penyiapan dokumen SOP yang sudah
diintegrasikan, Simulasi/Ujicoba terhadap SOP dan Penyempurnaan SOP.
Penerapan
SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah
setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi.
Proses penerapan harus memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat
diwujudkan yaitu: Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan
perubahannya, Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses
oleh semua
pengguna
potensial, setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan
semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman
dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam
melaksanakan SOP).
B.
SARAN
Dalam proses pembuatan SOP, maka diharapkan memperhatikan
terhadap tipe dan format yang sudah ada.
Dokumen dan flowchat yang diperlukan dalam penyusunan SOP
disusun secara berkesinambungan sehingga tersusun rapi dan mudah untuk
diterapkan.
BAHAN BACAAN
1. Undang-Undang
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, dan
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2. Undang-Undang
Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, dan Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
3. Peraturan Presiden
Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara;
4. Peraturan
Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian
Negara serta Susunan Organisasi, Tugas,
dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara;
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;
