CARA MEMBUAT PROPOSAL

CARA MEMBUAT PROPOSAL

Tips Menyusun Proposal Kegiatan

PROPOSAL

Apa itu Proposal ?

·         Proposal adalah terjemahan dari kata “proposal” yang artinya “usul”

·         Sehingga proposal adalah usulan/uraian suatu kegiatan yang direncanakan

Pada Saat Kapan Proposal Dibuat ?

·         Dibuat pada saat kita akan melakukan suatu kegiatan

·         Kegiatan tersebut dapat berupa kegiatan skala kecil atau besar, yang intinya dengan proposal, panitia mencoba melakukan usulan/penawaran kepada pihak-pihak tertentu

·         Dapat berupa proposal permohonan bantuan (biasanya berupa bantuan materiil/dana/barang) atau berbentuk pula proposal penawaran kerjasama yang sifatnya simbiosis mutualisme (saling menguntungkan) = win-win cooperation

Siapa yang Membuat Proposal dan Kepada Siapa Proposal Dibuat ?

·         Proposal disusun secara bersama-sama oleh kepanitiaan yang terbentuk

·         Proposal diusulkan/ditawarkan kepada pihak-pihak tertentu seperti :  pihak donator, pihak sponsor

·         Pihak donatur adalah pihak yang kepadanya diharapkan bantuan berupa bantuan materiil/barang/dana yang diberikan secara cuma-cuma tanpa imbal balik serupa

·         Pihak donatur ini biasanya adalah pihak yang memiliki ketertarikan terhadap jenis kegiatan yang direncanakan dan bersedia membantu kelancaran kegiatan secara positif

·         Pihak sponsor adalah pihak yang kepadanya diberikan penawaran kerjasama yang sifatnya saling menguntungkan antara pihak panitia dengan pihak sponsor

·         Pihak sponsor biasanya adalah pihak yang sedang melakukan promosi/pemasaran terhadap suatu produk tertentu

·         Bentuk kerjasama dengan pihak sponsor berupa hubungan timbal balik dimana panitia akan meminta sejumlah uang/barang/fasilitas untuk mendukung kegiatan, sedangkan pihak sponsor meminta fasilitas dimana ia dapat mempromosikan/memasarkan produknya

Susunan Proposal

·         Halaman Judul

·         Latar Belakang

·         Tujuan Kegiatan

·         Nama dan Tema Kegiatan

·         Bentuk Kegiatan

·         Peserta

·         Penyelenggara

·         Jadwal dan Lokasi Kegiatan

·         Susunan Acara

·         Susunan Panitia

·         Rencana Anggaran

·         Penutup

·         Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Judul

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan

Latar Belakang

·         Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan

·         Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus

Tujuan Kegiatan

·         Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan

·         Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting

Nama dan Tema Kegiatan

Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan

Bentuk Kegiatan

·         Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan

·         Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”,

Peserta

·         Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan

·         Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan

Penyelenggara

·         Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.

·         Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu

·         Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi

Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan

Susunan Acara

·         Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai.

·         Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)

·         Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan

Susunan Panitia

·         Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk

·         Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.

Rencana Anggaran

·         Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan

·         Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan

Penutup

·         Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.

·         Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship)

·         Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor

·         Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :

- Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang

- Ada kesempatan untuk display /selling product

- Kemudahan administrasi dan birokrasi

- Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”

·         Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor

·         kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor

Contoh

·         Pada sebuah kegiatan Pemilihan Putra-Putri X, pihak sponsor akan menjadiSponsor Tunggal apabila memberikan dana sebanyak 100% dari anggaran dengan kompensasi :

- Pemasangan 1o spanduk rentang di titik strategis

- Dominasi logo perusahaan pada backdrop

- 25 ID card panitia

- 1000 lembar pamphlet

- 25 kaos panitia

- Spot media

- Announce by MC selama Main Show

- Sharing / demo produk pada puncak acara

- Pemasangan 30 standing banner produk selama Main show

·         Dapat juga dipilah lagi menjadi Sponsor Utama – 75% dari anggaran, Sponsor Madya – 50% dari anggaran, atau Sponsor Partisipan – 25% dari anggaran

·         Dapat juga langsung meminta sejumlah dana, seperti :

- Sponsor Tunggal – keseluruhan anggaran

- Sponsor Utama – Rp 5 juta

- Sponsor Madya – Rp 3 juta

- Dst