MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR (MP3AP)

MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.     Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.       Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.       Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.       Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.       Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.        Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.       Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h.       Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1.       Typing                     : 24,6%

2.     Calculating   : 19,5%

3.     Checking      : 12,3%

4.     Filling                      : 10,2%

5.     Telephoning  :  8,8%

6.     Duplicating   :  6,4%

7.      Mailing                    :  5,5%

8.     Other                       : 12,7%

Total                        : 100%

B.     Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.       Bersifat pelayanan

2.     Terbuka dan luas

3.     Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.      Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.       Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

-          Sebagai alat komunikasi secara tertulis

-          Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

-          Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

-          Dapat menjadi nilai historis

-          Sebagai duta organisasi

-          Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

-          Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

-          Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

-          Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

-          Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.     Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1)       Fungsi laporan:

-          Sebagai bahan pertanggungjawaban

-          Alat menyampaikan informasi

-          Alat pengawasan

-          Bahan penilaian

-          Bahan pengambilan keputusan

2)     Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

-          Harus jelas dan cermat

-          Mengandung kebenaran dan objektifitas

-          Lengkap

-          Tegas dan konsisten

-          Langsung mengenai sasaran

-          Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

-          Disertai dengan saran-saran

-          Tepat waktu

3)     Jenis-jenis laporan:

a.       Laporan berdasarkan waktu

-          Laporan berkala à laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

-          Laporan insidental à laporan yang dibuat apabila diperlukan

b.       Laporan berdasarkan bentuk

-          Laporan berbentuk surat à laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

-          Laporan berbentuk naskah à laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

-          Laporan berbentuk memo à laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.       Laporan berdasarkan penyampaian

-          Laporan lisan à laporan yang disampaikan secara langsung

-          Laporan tertulis à contoh: surat, naskah dan memo

-          Laporan visual à laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d.        Laporan berdasarkan sifat

-          Laporan biasa à laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

-          Laporan penting à laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e.       Laporan berdasarkan isinya

-          Laporan informatif à laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

-          Laporan rekomendasi à laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

-          Laporan analisa à laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

-          Laporan kelayakan à laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

-          Laporan pertanggungjawaban à laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4)     Langkah-langkah membuat laporan

-          Menentukan masalah yang akan dilaporkan

-          Mengumpulkan bahan, data dan fakta

-          Mengklasifikasi data

-          Mengevaluasi dan mengolah data

-          Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a.       Pendahuluan

-          Maksud dan tujuan penulisan laporan

-          Masalah pokok yang dilaporkan

-          Sistematika laporan

b.       Batang tubuh

-          Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-          Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

-          Masalah yang terjadi

-          Pembahasan masalah

c.       Penutup

-          Kesimpulan, dan

-          Saran

3.     Formulir

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a.       Keuntungan membuat formulir

1)       Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2)     Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3)     Adanya keseragaman

4)     Mengurangi kegiatan foto kopi

b.       Fungsi formulir

1)       Mencari suatu keterangan

2)     Menghimpun data yang sama

3)     Menyampaikan informasi yang sama

4)     Sebagai bukti fisik

5)     Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1)       Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2)     Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3)     Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4)     Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5)     Dibuat secara sederhana

6)     Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

7)      Harus ada judul nama formulir

8)     Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9)     Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10)  Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4.     Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung

5.     Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.