Sebelumnya saya sudah post MODUL1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN. Untuk selanjutnya saya akan post lanjutan dari materi modul sebelumnya.. semoga bermanfaat. :)

MODUL 1  :  MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORANMODUL 2 :  MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
MODUL 3 :  MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
MODUL 4 :  MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL 5 :  MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A.     Pengertian Organisasi

1.       Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2.     KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.     James D. Mooney (Dalam buku The Principles  of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4.     Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5.     J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6.     Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1.       Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2.     Ada kerja sama

3.     Ada tujuan bersama

B.     Prinsip-Prinsip Organisasi

1.       Prinsip perumusan tujuan

2.     Pembagian kerja

3.     Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4.     Tingkat pengawasan

5.     Rentang manajemen

6.     Kesatuan perintah

7.      Koordinasi

C.      Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1.       Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

-          Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

-          Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

-          Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

-          Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

-          Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

-          Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

-          Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

-          Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

-          Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

-          Pimpinan lebih cenderung otoriter

-          Karyawan lebih sulit berkembang

2.     Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

-          Pimpinan mengangkat tenaga staff

-          Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

-          Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

-          Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

-          Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

-          Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

-          Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

 

3.     Organisasi fungsional

Ciri-ciri:

-          Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

-          Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

-          Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kelebihan:

-          Pembagian tugas lebih jelas

-          Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

-          Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

-          Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

-          Tidak ada kesatuan perintah

D.     Pengertian Pekerjaan Kantor

1.       George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

2.     Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3.     Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E.      Fungsi Pekerjaan Kantor

1.       Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.     Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3.     Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan