MODUL 1 : MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL 2 : MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
MODUL 3 : MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
MODUL 4 : MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL 5 : MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL
1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
a.
Asal
kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b.
Dalam
bahasa inggris “administration
c.
KBBI,
adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d.
Dalam
arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi
secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan
dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
e.
Dalam
arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif
dan efisien.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie
dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:
a.
Pengorganisasian
b.
Manajemen
c.
Tata
hubungan
d.
Kepegawaian
e.
Keuangan
f.
Perbekalan
g.
Tata
usaha
h.
perwakilan
3. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima
yaitu:
a.
Fungsi
rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan
b.
Fungsi
teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan
perkantoran yang memadai
c.
Fungsi
analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian
d.
Fungsi
interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan
orang lain seperti mengoordinasikan tim
e.
Fungsi
manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran dan pemotivasian
B. Kantor
1. Pengertian
a.
Menurut
KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan
(perusahaan); tempat bekerja
b.
Kantor
merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi
ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
Memberikan pelayanan
komunikasi dan perekaman
3. Fungsi kantor
a.
Menerima
informasi
b.
Merekam
informasi
c.
Mengatur
informasi
d.
Memberi
informasi
e.
Melindungi
aset/harta
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. William Spriegel dan
Ernest Davies
Dalam buku “Principles
of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan
menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing,
pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
Dalam buku”Office
Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk
mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Dalam buku “National
Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata
penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan
Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of
Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang
dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor
secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi
Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses
pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit,
administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi
pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a.
Perencanaan
perkantoran (office planning)
1)
Perencanaan
gedung
2)
Tata
ruang kantor
3)
Penerangan/cahaya
4)
Ventilasi
5)
Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6)
Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
7)
Anggaran
(budgeting) perkantoran
8)
Standar
kualitas kerja
9)
Sistem
informasi dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian
perkantoran (office organizing)
1)
Pembagian
tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2)
Pemeliharaan
hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)
Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c.
Pengarahan
perkantoran (office actuating)
1)
Penggunaan
teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2)
Penggunaan
teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)
Pemberian
bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan
4)
Penyatuan
visi, misi karyawan dan organisasi
5)
Perancangan
cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan
dengan bawahan dapat berjalan lancar
6)
Penggunaan
tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Pengawasan
perkantoran (office controlling)
1)
Penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2)
Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3)
Kualitas
pekerjaan kantor
4)
Pelayanan
kantor
5)
Waktu
6)
Biaya
perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas
Kerja Perkantoran
a.
Lokasi
kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
lokasi kantor:
1)
Faktor
keamanan
2)
Faktor
lingkungan
3)
Faktor
harga
b.
Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1)
Menjamin
keamanan dan kesehatan karyawan
2)
Memiliki
fasilitas yang memadai
3)
Harga
gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c.
Peralatan
1)
Perabotan
kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2)
Perbekalan
kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan
habis pakai lainnya
d.
Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor
e.
Mesin-mesin
kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja
dan kebutuhan kantor
0 komentar:
Posting Komentar